Je crois que pas une semaine ne se passe sans que vous me demandiez comment j’organise mon temps alors que je cumule tant de choses.

Première chose : retirez-vous de suite de la tête que je gère tout hyper bien. Je fais des choix, je délaisse des choses, des gens aussi parfois et des tas de pans de vie pour décider de mes priorités.

Après tout, choisir, c’est renoncer 😉

Cela dit, j’ai quand même un milliard de choses à gérer et niveau charge mentale, ma tête pourrait exploser si je ne m’aidais pas de petits trucs.

Mon téléphone est mon meilleur ami

C’est simple : tout est dedans. Evidemment sous la forme d’applications que je vais vous expliquer ici. Attention, je ne vous montrerai pas ici mes propres outils en captures d’écran : mon travail comporte beaucoup de données confidentielles. Il s’agira donc d’exemples généraux.

Google agenda

Mon agenda google contient mes grandes lignes : j’en ai trois à moi, un professionnel qui contient mes rendez-vous du travail (pour rappel, je suis chef de projet dans une agence marketing et mon horaire c’est lundi-vendredi et je fais environ 8h30-18h sur place chaque jour), un personnel avec mes rendez-vous familiaux, les dates de mon bénévolat pour l’association de ma grand-mère et tout ce qui concerne Lola et même le chien et les chats et j’ai un agenda pour le blog avec les collaborations datées.

Chaque agenda a une couleur déterminée évidemment.

Au réveil, c’est la première chose que je consulte.

En plus de ces agendas que je partage avec mon équipe, j’ai tous les agendas de ses membres que nous partageons les uns avec les autres. Ca me permet de savoir quand ils sont libres ou, au contraire, déjà bookés.

Ils peuvent donc m’ajouter des rendez-vous ou des rappels.

Mes agendas sont programmés pour m’envoyer des rappels prédéfinis.

Ca me permet de me libérer l’esprit puisque je sais qu’il me rappellera ce qui est nécessaire.

Trello

C’est mon second pote. Je l’ai sur pc et sur téléphone.

Cette application gratuite permet d’aller plus loin qu’un agenda et de créer des tableaux pour les tâches.

Mes deux tableaux principaux

Trello permet de créer des tableaux de tâches déclinées en sous-tâches. On coche chaque étape ce qui permet de connaître l’avancée de son travail.

Mes tableaux Imparfaites se composent comme suit : Idées d’articles, Urgent, Collaboration rémunérée, Collaboration gratuite, Colis reçus, et 7 tableaux quotidiens (lundi, mardi etc.). Je prends les éléments des tableaux cités précédemment et les range dans le jour où je prévois de m’en occuper.
Chaque élément est découpé en sous-tâches (souvent : faire les photos, retoucher les photos, écrire l’article, post instagram, post Facebook, post linkedin, post pinterest…) Et je coche.

Mes tableaux Flexvision (mon travail) se composent comme suit : Urgent, à traiter, en cours, personnes à contacter, tâches à vérifier dans l’équipe, à garder dans un coin de la tête.

Chaque tâche peut être éditée :

Je vous montre une tâche encore vierge. Je vais y ajouter les produits reçus et une check-list avec les tâches à faire, une date limite et une étiquette de couleur en fonction de l’importance de la tâche.

La section commentaire me permet de déposer une idée que je risque d’oublier ou, au travail, des données importantes que je ne peux risquer de perdre. Je m’y parle à moi-même avec des phrases du type “tu as déjà fait ça et tu en es là”. Je peux revenir sur la tâche et me rappeler précisément ce que j’ai à faire. Du coup, ça me permet surtout de savoir QUE JE PEUX TOTALEMENT OUBLIER LES DONNEES TANT QUE JE N’EN AI PAS BESOIN.

Wunderlist

Petite application qui me permet de… gérer mes courses ! Partagée avec Lola, on y ajoute tout ce qui manque à la maison. Quand je vais faire les courses, hop, je coche sur mon téléphone chaque achat. Plus question d’essayer de se rappeler ce qui manque à la maison.

On a d’ailleurs la consigne de noter dans cette app tout élément qui arrive en fin de contenu. On prend le dernier paquet de céréales ? On note déjà dans Wunderlist : le nouveau paquet sera arrivé avant la pénurie tragique du petit matin !

Macbook, mon amour

Je suis convaincue que peu de gens ont conscience des fonctions de leur ordinateur et des myriades d’outils qui ont été créés pour nous faciliter la vie. Souvent, on télécharge une app et on se sert du quart de ses fonctionnalités.

Sur mon Mac, j’utilise quotidiennement les outils dont j’ai parlé plus haut mais aussi…

Les raccourcis

Sur Safari ET sur Chrome, mes favoris sont collés en raccourcis sur ma barre d’outils.

Ici donc : Asana, Facebook, Nina (le CRM de mon travail), Trello, Roundcube (mes mails Imparfaites) et mon agenda Google

Un clic et ils sont ouverts au bon endroit.

Rambox

Ca, c’est un petit nouveau que Nike, mon collègue, m’a montré. Nos clients viennent vers nous certains par Slack (une messagerie pro), d’autres par Workchat (la messagerie pro de Facebook que nous utilisons au travail). Les deux ouvertes ? Trop de boulot ! Rambox permet de conserver toutes les messageries en un seul endroit. Il permet des tas d’autres choses mais c’est essentiellement l’usage que j’en fais. Voici tout ce qu’il permet :

Ce sont toutes les applications qu’il permet d’ajouter. Mon agenda y est également, au cas où Safari serait fermé. Je reçois une notification quand un message arrive et un petit “1” vient s’ajouter sur l’outil qui a besoin que je le regarde.

Asana

C’est un gestionnaire de tâches mutualisé que nous utilisons avec certains clients. Là non plus, je ne peux rien vous montrer…

C’est très proche de Trello mais je l’utilise pour certains clients qui travaillent avec cet outil exclusivement. On peut s’attribuer des tâches, échanger des fichiers, discuter, mettre des deadline etc. Pratique mais un peu plus brouillon que Trello selon moi. (Parce qu’en fait, Asana permet beaucoup plus de choses, la complexité est plus grande)

Google en général…

Partager des fichiers, c’est la vie. On peut travailler à plusieurs sur un texte, un tableur, ou autre.

Je range dans mon Drive tout ce que je veux être sûre de ne jamais égarer et ça me permet de partager l’un ou l’autre document.

Et les outils réels ???

Ah bah voui hein, j’utilise aussi de vraies choses rassurez-vous !

La reine de la maison : la mopette

Les gens se moquent de moi quand j’en parle. Mais tous les jours sans exception, quand je rentre, je passe la mopette (sèche, je précise) sur le sol. Vivre avec un chien et deux chats, ça fait des poils. Plutôt que de toujours dégainer le gros aspirateur à fil et le seau d’eau, je dégaine la mopette et je chope tous les petits trucs qui pourraient traîner.

Les poubelles organisées

Les poubelles, faut qu’elles soient prêtes à recevoir une bouteille en plastique ou un sac entier dans la minute. Donc elles trônent dans le garage, en fonction du tri des déchets. Même chose pour les cartons ou les verres. Faut que ça prenne 5 secondes.

Gérer la maison comme le travail

Déjà, savoir déléguer. Ma maman m’aide : une fois par semaine, elle a la gentillesse de venir “passer un drap” dans la pièce principale et elle reprend le linge à repasser. Sans ça, bien entendu, mes soirées passées à vous écrire, ce serait niet. Le jour où elle en aura assez, je prendrai une dame pour m’aider.

Ensuite : la check-list et la gestion. Le weekend, hop, tournée de linge à laver. Puis les pièces à laver, ranger etc. J’essaie, pendant la semaine, de conserver un ordre RAISONNABLE. Donc pas de vaisselle qui traîne, un salon rangé, les lits faits.

J’ai en moyenne 4 à 5h maximum pour faire tout ça.

Ca veut dire, vous vous en doutez, que TOUT n’est pas fait. C’est mathématiquement impossible. Le bureau est une sorte d’antre du désordre et le dressing, n’en parlons pas. Les vêtements qui ne vont pas au linge directement font souvent de longues pauses sur une chaise, si vous voyez ce que je veux dire. Mais j’essaie de contenir le désordre dans ces lieux-là.

Parce que concrètement, le désordre me dérange : il me prend de l’énergie. Donc les pièces où je vis doivent avoir un aspect apaisant et donc raisonnablement rangé. Le reste, tant pis, ce sera pour une autre vie.

Mais comment tu gères donc ?

Ben voilà, c’est quand même chaud patate et j’ai beaucoup de mal à avoir assez de 24h. Mais je priorité autant que faire se peut. Je me fais aider, j’essaie de mettre de côté mes pensées en les rangeant dans mes apps. Et ça marche pas trop mal.

La seule chose que je dois vraiment surveiller, c’est mon sommeil : j’ai absolument besoin de dormir pour avoir l’esprit clair et que tous ces outils soient de vrais amis.

Et toi ? Tu gères comment ?


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